Cómo usar Apollo.io para encontrar clientes ha sido una pregunta muy repetida en nuestra comunidad, tanto que nos hemos animado a crear un tutorial detallado para introduciros, a los que no estéis ya dentro.
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Si estás lanzando una startup de automatización o inteligencia artificial, seguramente ya te has preguntado:
¿Cómo consigo clientes sin depender solo de LinkedIn o de contactos personales?
La respuesta puede estar en Apollo.io, una de las herramientas de prospección más potentes para startups que quieren escalar rápido. En este tutorial actualizado, te mostramos cómo usar Apollo.io paso a paso para encontrar clientes cualificados y automatizar tu proceso comercial desde el primer día.
¿Qué es Apollo.io y por qué deberías usarlo?
Apollo.io es una plataforma de prospección B2B todo en uno:
✅ Base de datos con más de 275 millones de contactos verificados
✅ Filtros avanzados por industria, cargo, país, tecnologías y más
✅ Automatización de campañas de email personalizadas
✅ CRM integrado y extensión para LinkedIn
Con Apollo puedes pasar de no tener leads a tener una lista de empresas y decisores a los que contactar en menos de 1 hora.
Cómo usar Apollo.io para encontrar clientes: Empecemos
1. Crea tu cuenta gratuita
Accede a apollo.io y crea una cuenta con tu email corporativo. El plan gratuito incluye 10 créditos mensuales para empezar a validar. Este no sería un post sobre cómo usar Apollo.io si no te dijera que tienes un trial del pack premium de 15 días en los que puedes darle duro.
2. Define tu cliente ideal (ICP)
En realidad, antes de preguntarte ¿Cómo usar Apollo.io para encontrar clientes? ten claro a quién quieres vender:
- Sector: Ej. construcción, turismo, retail
- Tamaño de empresa: Ej. 11-50 empleados
- Cargo: CEO, CMO, director de innovación
- Ubicación: España, Latam, EMEA
💡 Ejemplo práctico: Si vendes software para automatizar restaurantes, puedes buscar “gerentes de restaurantes con más de 2 locales en Madrid o Barcelona”.
3. Usa los filtros de búsqueda de Apollo
Ahora que estás enfocado, Puedes llegar a la pregunta Cómo usar Apollo.io para encontrar clientes. Empecemos.
En la sección “Search”, selecciona Personas o Empresas, y aplica filtros como:
- Ubicación geográfica
- Sector
- Cargo o nivel de decisión
- Tecnologías que utilizan
- Número de empleados
Puedes guardar tus búsquedas para repetirlas semanalmente y mantener tu pipeline lleno.
4. Guarda y organiza tus leads
Agrúpalos en listas (Ej: “Hoteles en Andalucía”, “Constructores en Zaragoza”). Desde ahí puedes:
- Exportar contactos
- Enviarlos a tu CRM
- Crear campañas de emails automatizadas
5. Lanza una secuencia de emails automatizada
En la pestaña “Sequences” diseñas el recorrido del lead. Recomendamos:
📩 Día 1 – Email de presentación con propuesta de valor
Asunto: ¿Podemos ayudarte a ahorrar tiempo en [sector]?
Cuerpo del email:
Hola [Nombre],
Soy [Tu nombre] de [Nombre de la startup], y ayudamos a empresas como [Nombre de la empresa del lead] a ahorrar tiempo y recursos automatizando tareas repetitivas, sin necesidad de grandes cambios internos.
👉 Por ejemplo, uno de nuestros últimos clientes en [sector o ciudad] redujo un 35% el tiempo en [proceso X].
¿Tendría sentido hablar 15 minutos esta semana para explorar si encajamos?
Un saludo,
[Tu nombre]
[Cargo] – [Web + LinkedIn]
📩 Día 3 – Follow-up con beneficio adicional o caso de éxito
Asunto: Ejemplo real de cómo ayudamos a [sector del lead]
Cuerpo del email:
Hola [Nombre],
Te escribo de nuevo por si tuviste oportunidad de ver mi anterior mensaje.
Solo quería dejarte este ejemplo rápido: ayudamos a [Nombre de cliente o tipo de empresa] a automatizar [proceso concreto], lo que les permitió centrarse más en sus clientes y menos en tareas manuales.
🔎 Puedes ver aquí un resumen del caso de éxito (opcional: [enlace PDF / web]).
¿Te gustaría que revisáramos juntos cómo aplicarlo a tu empresa?
Quedo atento,
[Tu nombre]
📩 Día 7 – Último intento con CTA clara y cierre educado
Asunto: ¿Lo dejamos aquí o quieres que hablemos?
Cuerpo del email:
Hola [Nombre],
Prometo que este es mi último mensaje.
Solo quería confirmar si tiene sentido que hablemos de cómo [tu solución] puede ayudarte en [objetivo del lead: captar más clientes, ahorrar tiempo, reducir errores, etc.].
Si no es el momento, lo entiendo perfectamente.
Si lo es, dime qué día te viene bien esta semana y reservo 15 minutos.Gracias por tu tiempo,
[Tu nombre]
Usa etiquetas como [First Name] para personalizar. El copy debe ser directo, humano y no invasivo.
6. Monitoriza y ajusta
Apollo te da métricas como:
📬 Tasa de apertura
Porcentaje de gente que abrió tu email.
👉 Si es baja, cambia el asunto. Lo ideal: 40–60%.
📥 Clics en enlaces
Cuántos hicieron clic en algo dentro del correo.
👉 Señal de interés real. Añade solo 1 enlace bien explicado. Meta: 5–15%.
💬 Respuestas
Porcentaje que contestó, aunque sea para decir que no.
👉 Es lo más valioso: genera conversación. Buen dato: +8%.
🔥 Leads interesados
Gente que abrió varias veces, hizo clic o respondió.
👉 Son tus prioridades. Escríbeles a mano o contacta por LinkedIn.
Con esta info puedes mejorar tu mensaje y priorizar a los más receptivos.
Bonus: Mejores prácticas para usar Apollo.io y que no se quede en un tutorial básico sobre cómo usar Apollo.io para encontrar clientes sin más
✅ Instala la extensión de Chrome para buscar leads desde LinkedIn
✅ Enlaza tu Gmail u Outlook para enviar desde tu dominio real
✅ Evita palabras spam y verifica tus emails antes de enviarlos masivamente
✅ Haz limpieza de listas periódicamente para mantener la reputación del dominio
¿Para quién es ideal Apollo.io?
- Startups en fase comercial que buscan clientes rápidos
- Consultoras, freelancers y agencias digitales
- Fundadores sin SDR pero con mentalidad de ventas
Si estás en una de estas categorías, Apollo puede ahorrarte semanas de trabajo manual.
Preguntas frecuentes sobre Apollo.io
¿Apollo.io es gratis?
Sí. Tiene un plan gratuito con 10 créditos al mes para buscar y exportar contactos.
¿Se puede usar sin tener un CRM?
Sí. Aunque puedes conectarlo fácilmente con CRMs como HubSpot o Pipedrive.
¿Funciona con LinkedIn?
Sí. Tiene una extensión oficial que detecta contactos directamente desde LinkedIn.
Esto ha sido nuestro tutorial sobre cómo usar Apollo.io para encontrar clientes y no quedaros prospectando y contactando. Esperemos que con este post sepas cómo usar Apollo.io.
¡Un saludo!